Excel-இலிருந்து HR மென்பொருளுக்கு மாறுவது: ஒரு நடைமுறை செக்லிஸ்ட்

பணியாளர் பதிவுகளுக்கு ஒரே ஒரு உண்மையின் மூலத்துடன் தொடங்குங்கள்

வருகை அல்லது விடுப்பு வரலாற்றைத் தொடுவதற்கு முன், ஒவ்வொரு பணியாளரின் முக்கிய விவரங்களையும் — பெயர், பணி, துறை, தொடர்பு தகவல், சேர்ந்த தேதி — ஒரே தூய பட்டியலில் கொண்டு வாருங்கள். எந்த ஸ்பிரெட்ஷீட் அமைப்பிலும் இதுவே பொதுவாக மிகவும் குழப்பமான பகுதி, ஏனெனில் வெவ்வேறு நபர்கள் வெவ்வேறு நகல்களை பராமரிக்க முனைகிறார்கள். இதை ஆரம்பத்திலேயே ஒரு முறை சரி செய்வது, பின்னர் முரண்படும் மூன்று பதிப்புகளை இடம்பெயர்க்க முயற்சிப்பதை விட மிகவும் அதிக நேரத்தை மிச்சப்படுத்தும்.

உண்மையில் எந்த வரலாறு மாற வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்

ஒவ்வொரு ஸ்பிரெட்ஷீட்டும் வரிக்கு வரி இடம்பெயர்வு தேவைப்படாது. பல ஆண்டுகளுக்கு முந்தைய வருகை மற்றும் விடுப்பு பதிவுகள் மீண்டும் கேட்கப்படுவது அரிது — முக்கியமானது என்னவென்றால், இனிமேல் ஒவ்வொரு கிளாக்-இன், விடுப்பு கோரிக்கை மற்றும் ஒப்புதலும் ஒரு பக்கவழி சேனலுக்குப் பதிலாக புதிய அமைப்பினுள்ளேயே நடக்க வேண்டும். இரண்டு அமைப்புகளையும் காலவரையின்றி இணையாக இயக்குவதற்குப் பதிலாக, ஒரு தெளிவான மாற்று தேதியைத் தேர்ந்தெடுத்து அதைக் கடைப்பிடியுங்கள்.

முதல் நாளிலிருந்தே மேலாளர்கள் புதிய அமைப்பினுள் விடுப்பை ஒப்புதல் அளிக்க வையுங்கள்

HR மென்பொருள் அமலாக்கங்கள் தோல்வியடைவதற்கு மிகப் பெரிய காரணம் என்னவென்றால், ஒரு மாதத்திற்குள் ஒப்புதல்கள் அமைதியாக மீண்டும் WhatsApp-க்குச் சென்றுவிடுவதுதான். ஆரம்பத்திலிருந்தே புதிய அமைப்பை மட்டுமே விடுப்பு ஒப்புதல் அளிக்கப்படும் இடமாக ஆக்குங்கள் — இது ஒரு பரிந்துரை அல்ல, ஒரு விதி — மீதமுள்ள குழுவும் அதைப் பின்பற்றும், ஏனெனில் உண்மையான பதில் அங்குதான் கிடைக்கும்.

• முதலில் பணியாளர் பதிவுகளைச் சுத்தம் செய்து நகல்களை நீக்குங்கள்
• வருகை மற்றும் விடுப்பு கண்காணிப்புக்கு ஒரே ஒரு மாற்று தேதியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
• எல்லா ஒப்புதல்களும் புதிய அமைப்பில் நடக்க வேண்டும், விதிவிலக்கு இல்லை
• மாதக்கணக்கான இணையான கண்காணிப்புக்குப் பதிலாக, கேள்விகளுக்கு ஒரு வார ஒன்றுக்கொன்று மேலோட்ட காலத்தை குழுவுக்கு வழங்குங்கள்